Những Lỗ Hổng Cơ Bản trong Quản Trị Công Ty

Đổi Đời?

1 góc nhìn cá nhân riêng mình về việc tu thân lập nghiệp gửi đến các bạn trẻ!
———

Những Lỗ Hổng Cơ Bản trong Quản Trị Công Ty

 

1 – Đa Nhiệm

Một trong những lỗi phổ biến nhất với doanh nghiệp nhỏ khi mình đi tư vấn quản trị doanh nghiệp cho khách hàng SMEs của Next Việt Nam là những lỗ hổng xuất phát về sự kiêm nhiệm do giai đoạn đầu khởi nghiệp, 1 người hay kiêm nhiều thứ, nhưng khi công ty bắt đầu lớn dần lên, các anh em ceo không ý thức được đây là lỗ hổng về quản trị:
– Kiêm đa vị trí.
Làm nhiều vai trò trong 1 phòng ban
(Ví dụ: viết content, chạy digital ads đa kênh, booking planner của phòng marketing)
– Kiêm đa chức danh
Làm nhiều vai trò ở nhiều phòng ban
(Nhân viên là Hr kiêm Kế Toán kiêm Sales Admin)
Đa nhiệm có rủi ro là rất khó đánh giá về NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN, thứ 2 là kết quả công việc không tốt vì thực tế cùng thời điểm mỗi người chỉ làm tốt 1 thứ mà thôi. Đó là chưa nói khi có vấn đề xảy ra không biết ai là người chịu trách nhiệm, lãng phí nguồn lực, thất thoát tài sản, bắt tay nhau biển thủ tài sản của công ty …
Nguy hiểm hơn là có những nhân sự kiêm nhiệm 2 khâu kế nhau trong luồng công việc và có thể dễ dàng thao túng để trục lợi doanh nghiệp: như Thu Mua kiêm Quản Lý Kho, Kế Toán Thu Chi kiêm Thủ Quỹ Giữ Tiền.

2 – Giao Quyền Hạn không rõ ràng.

Mỗi nhân sự muốn làm việc tốt khi giao, họ cần biết rõ ràng phạm vi công việc của họ và quyền hạn như thế nào để họ chủ động nhất trong công việc, thay vì cái gì cũng alo, nhắn tin cho người chủ. Mệt ông chủ mà họ lâu dần hình thành văn hóa ỷ lại, cứ alo để ổng xử lý chứ không chịu tư duy giải quyết vấn đề.
Rất nhiều CEO miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trách nhiệm là chính là họ. Do đó, nhiều CEO cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. Cũng chính vì vậy, họ thường phải ôm đồm nhiều việc, kiểm soát từ những thứ nhỏ nhặt nhất. Sự miễn cưỡng này có thể giảm bớt nếu CEO xây dựng một hệ thống chức năng – nhiệm vụ đi kèm mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí trong 1 công ty.
Ví Dụ: Phòng Admin, nơi tiếp nhận thông tin từ khách hàng liên hệ.
– Chức năng admin là gì?
– Admin có những nhiệm vụ chủ chốt gì?
– Admin là làm những đầu việc gì cụ thể?
– Quyền hạn Admin đến đâu?
Giả sử có 1 KH than phiền, nhắn vào số zalo công ty mà admin trực, admin có được quyền tự xử lý không? Nếu xử lý, có những tình huống nào để căn cứ xử lý hay lệ thuộc suy nghĩ hoàn toàn của bạn Admin?
Mình ví dụ vậy để bạn thấy
– Khi công ty nhỏ xíu, bạn và nhân viên admin ngồi kế nhau. Không có chuẩn mực gì thì công ty vẫn tốt.
– Khi công ty có đội ngũ Admin vài chục người và nhiều cơ sở thì câu chuyện nó khác xa lắm.
Với ví dụ trên, bạn admin phải báo trưởng bộ phận, hay tự xử lý, hay chuyển qua bộ phận khác là CSKH xử lý. Làm sao bạn ấy biết chọn sao cho đúng???

3 – Thiếu Chuẩn Mực Công Việc

Hệ quả Doanh nghiệp hầu hết ra quyết định và vận hành theo cảm tính của CEO, chứ ít khi theo logic hay tuân thủ quy định cụ thể.
Mình từng vô 1 số kho hàng, mà việc ra vào nhâm viên kho vô cùng lộn xộn, rồi người bộ phận khác vào kho chỉ nói miệng 1 tiếng thủ kho là xong? Cuối tháng thất thoát, không biết xử lý ai? Họ thiếu 1 QUY ĐỊNH
RÕ RÀNG VỚI BỘ PHẬN KHO như:
1 – Quy định xuất hàng ra kho
2 – Quy định nhập hàng vào kho
3 – Quy định ra vào kho với nhân viên kho.
4 – Quy định ra vào kho với người bộ phận #
5 – Quy định ra vào kho với người lạ.
6 – Quy định vệ sinh kho
7 – Quy định Bảo Trì Kho.
8 – Quy định sử dụng Tài Sản trong Kho.
9 – Quy định sắp xếp, quản lý Hàng Hóa ở Kho.
10 – Quy định về An Toàn và Cháy Nổ ở Kho.
Với các phòng ban khác cũng cần có 1 quy định về tác nghiệp rõ ràng để cả công ty cùng tuân thủ, kể cả CEO. Cả công ty làm việc theo quy định chứ không phải theo ý thích cảm xúc ông CEO. Vậy mới là công ty.

4 – Thiếu Quy Trình Hướng Dẫn Tác Nghiệp

Hệ quả là mỗi lần làm việc, nhất là các công việc liên quan vận hành là kết quả không giống nhau, năng suất kém.
Nhiều doanh nghiệp chọn cách lên google search hoặc xin sẵn mẫu quy trình của bạn bè, download trên facebook rồi áp dụng máy móc vào công ty mình. Họ không hiểu rằng: quy trình làm việc của mỗi doanh nghiệp không giống nhau về trình tự thực hiện, về nhân sự, về công cụ,… cũng như không thể lấy từ công ty này áp vào công ty khác ngay cả khi sản phẩm giống hệt nhau.
Để xây dựng được quy trình làm việc chuẩn, phải thống kê từng bước đã thực hiện, ai là người thực hiện, ai duyệt thì mới có thể xây dựng được quy trình phù hợp và khả thi với doanh nghiệp của mình.

5 – Thiếu Ghi Chép Dữ Liệu Kinh Doanh

Hệ quả là không thể đưa ra bất kỳ dự báo nào cho công ty trong ngắn hạn khi cần giải quyết 1 vấn đề gì đó, cũng không thể đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh hiện tại công ty mình.
Ví Dụ: làm sao biết công ty mình, 100 nhân viên đang gắn kết với nhau??? NHÌN BẰNG MẮT, CÁI NÀY CĂNG.
Thực tế, các công ty lớn, họ nhìn qua số liệu thu thập từ hành vi của nhân sự ở các bộ phận.
Nghĩ xem, 1 công ty có đội ngũ yêu công việc, quý sếp mà tỷ lệ xin nghỉ phép ngày 1 nhiều, đi họp càng bê trễ, số người rời công ty thời gian ngày càng ngắn (xưa 1nv làm 1 năm mới bỏ công ty đi nơi khác, nay chỉ bình quân 4 tháng)
Chúc anh/chị/em thành công.
————–
{ chuỗi bài về quản trị doanh nghiệp }
Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *